ビジネスにおいて電話は人の時間を奪う害悪!?その理由を実体験から解説!

ビジネスにおいて電話は人の時間を奪う害悪!?その理由を実体験から解説!

こんにちは。チリ毛(@chirigetravel)です。

この記事ではビジネスにおける電話がもたらすデメリット・害悪性について、実体験をもとに解説していこうと思います。

 

社会人にとって取引先のお客さんや下請け企業、同じ社内の関連部署に電話をして要件を伝える、または相談するといったことは、ごく自然に日常的にやっているのではないでしょうか?

電話は直接会わなくてもコミュニケーションができ、緊急の場面においてもすぐに相手と連絡を取ることができる素晴らしいツールであると同時に、他人お時間を奪い生産性を著しく低下させる行為であると言えます。

 

元ライブドアの社長、堀江貴文さんが出されている書籍である「多動力」にも同様な内容が書かれています。

「自分の時間」を奪う最たるもの。それは「電話」だ。 僕は「電話に出ないキャラ」を確立している。電話で話す必然性のない用事なのに、やたらと気軽に人の電話を鳴らす者がいるが、僕は絶対に応答しない。相手がどんなに偉い人であろうが、僕は「電話に出ないキャラ」になると決めている。電話は多動力をジャマする最悪のツールであり、百害あって一利ない。仕事をしているときに電話を鳴らされると、そのせいで仕事は強制的に中断され、リズムが崩れてしまう

堀江貴文氏の著書「他動力」より引用

この文章を読んだとき、私はとても共感しました。

私自身一日に何十回となる電話に何度も作業を中断され、仕事が捗らないことに憤りを感じていたからだ。

その理由を細かく解説して行きます。

 



電話は相手の事情を無視している

電話というのは基本的に急に相手に連絡を取るための手段です。

つまり相手の状況や意思を無視し、電話をかける側だけの都合でなされる行動なのです。

 

皆さんも一度は経験がないだろうか。

会議中、電車に乗っている時、寝ているとき、怒られている時などに何度も電話がかかってきて、出てみれば他愛のない内容であったこと。

極論、相手の状況や意思を無視した自分本位で身勝手な行為。それが電話なのです。

このことを理解せずに気軽に無神経にやたらと電話をしてくる人間がとても多い。

 

突然電話をするという行為そのものがすでにマイナスの行為であることを自覚しておくべきなのです。

 

電話は相手の時間を奪っている

電話は相手を無視した身勝手な行為であると同時に、相手の時間を強制的に奪う行為であるとも言えます。

電話をいている最中は相手と同期通信(同じタイミングで意思疎通をする通信手段)であるため、電話をしてる時間=相手の時間を使っていると言いかえることができます。

 

これは会議などのミーティングにも同じことが言えます。

同じタイミングで要件を伝える必要がある内容であるならば仕方がないですが、あとで確認をしておいてもらえれば良いような内容であれば、メールやチャットで伝達してしまうべきなのです。

 

社会人の中で時間がなく残業が慢性化している人の現任の一つに、電話や会議などの無駄に時間を取られる仕事が多すぎる事があると思っています。

私も朝から定時まで10回20回と鳴る電話の応対や会議に追われ、日中体は作業が全く進まず、定時を過ぎて電話が減り始めてからようやく事務作業が始められる状況がずっと続いていました。

 

中には定時が終わってからも何度も何度も同じような内容の確認の電話をかけてくる人間がいましたが、そんなやつは自分の都合しか考えておらず、定時内に仕事を終わらすことができない無能であると自分から言っているようなものです。

言語道断である。

結果、慢性的な長時間労働に見舞われ、心身ともに疲弊していきました。

 

突然の電話は相手の集中力を切らす行為である

電話の弊害で最も害悪なのが、相手の集中力を切らす行為である点だと思っています。

人間が集中力を発揮するには多大な労力を必要とします。

 

ようやく集中して作業ができ始めていたのに、突然電話が鳴る。

誰からの電話か確認する。

電話に出ていくらか会話をする。

さて、元の作業に戻ろうとしても、電話に出る前の集中状態は途切れている。

作業の効率が落ちる。

 

仮に電話に出ずに誰からの電話か確認する行為だけでも、それまで集中していた思考や作業は中断されてしまいます。

人手不足が嘆かれている現在の社会において、作業効率を落とす電話というツールは諸悪の根源の一つであると言っても差し支えないと思っています。

 

電話はエビデンスが残らないので認識の齟齬が起きやすい

電話の問題点は話した内容が記録に残らないというのも問題点である。

電話をベースに認識を合わせていると、いざ問題が起きて何が悪かったのか原因究明をするときに、誰が悪く、何が悪かったのかを確認する証拠が残らない

結果、「私はちゃんと伝えた」「いや、伝えられてない」といった責任のなすりつけ合いになるのです。

あえてエビデンスに残したく無い内容の意思疎通を図るときは電話は有効な手段となりえますが、それ以外で電話を使うのは非効率的なのです。

 

また一度会話した内容を忘れてしまい、もう一度相手になんと話をしたか尋ねるという電話をする人がいるが、これも全くのナンセンスです。

メールなどの後々見返せる内容で連絡を取り合っていれば、忘れた本人がメールを見返すだけで事足りることを、わざわざ相手の時間と集中力を奪って電話で確認する。

非常に無駄であると言わざるを得ません。

 

まとめ

電話のデメリット・害悪性についてご紹介しました。

どうしても緊急な要件でやむを得ず電話が必要になることはあるだろう。

しかし極力は事前に申し合わせたタイミングで電話をするか、メールやチャットなどでコミュニケーションをしてしまったほうが効率の観点からは望ましいと言えます。

 

私は新入社員の頃、メールをしたら電話でもメールを送った旨を相手に知らせるようにと指導を受け、当時は実直に実践していたが、今となっては全くの無駄な行為であると思っています。

復数の情報伝達手段で相手に連絡をするというのは、一見丁寧な対応のようにも思えるが、それは時間を持て余した暇な人間だけであると思う。

 

時間を効率的に使い成果を最大化しようとする優秀な人間にとっては、同じ内容を何度も連絡してくる人間とは付き合いたいとは思わないだろう。時間の無駄だからです。

 

「人間性が」とか「信頼関係が」とか「密なコミュニケーションが」とか言う人もいるが、そんなものは他の場で培えば良いことである。

仕事の効率を下げてまでやることではないのです。

電話や会議でのコミュニケーションに依存している会社や人間とは、極力距離を取ることをおすすめしたいです。