仕事を円滑に進めるコツ!スムーズなコミュニケーションに必須な「裏ネゴ」の使い方!

仕事を円滑に進めるコツ!スムーズなコミュニケーションに必須な「裏ネゴ」の使い方!

こんにちは。チリ毛(@chirigetravel)です。

この記事ではスムーズに仕事を進めるために必要な裏ネゴについてご説明します。

業において自分の意見や提案を上長や関連部署に押し通す時に最も重要になるのが事前に裏でネゴシエーション(事前交渉)をし、相手に意見を事前にお伺いを立てておくことです。

面倒な手続きではありますし、一見無駄に感じてしまう行動ではありますが、これをやるのとやらないのでは社内の交渉事の進みは段違いに変わります。

 

自分の意見や提案がなかなか通らずに仕事が進まず苦労している人には是非以下の内容を参考にしてください。

 



長すぎる許可・承認フローを通すには

大企業になればなるほど、上司への許可を取るのに時間がかかるものです。

扱う金額や重要度が増すほどにそのフローは長くなり、下手をすると許可を得て行動に移せるまで数ヶ月必要になることなどザラである。

 

そんな長期化しがちな上長の承認フローをなるべく早めに通す工夫として大切なのが、

事前に上長に概要を伝えて、上長の考えを把握しておく

ということです。

 

どんなに内容が良い提案であっても、直属の上司本人がOKを出さなければ許可が降りないのが会社です。

そして許可が降りなければ改めて資料を作り直したり、承認作業をはじめからやり直さなくてはなりません。

そうなってしまうと何度も何度も同じ承認作業をこなさなければならず、時間と手間がとてもかかってしまいます。

 

つまり「急がば回れ」と言うやつです。

そのため、承認フローにおいてキーマンとなる重要人物に対しては正式な手順の申請フローを回す前に、概要段階で意見を伺っておくことが、結果的に早く上司から許可を取るポイントなのです。

 

関連部署との交渉でも役立つ

仕事の内容によっては、業務を進める上で別部門の人と交渉が必要になることがあるでしょう。

代表的な例で言えば、専門技術を扱う会社において、営業部門と技術部門が一緒になって仕事をする場合などでしょう。

営業マンが顧客から要望をヒアリングし、自社の技術者に仕事を引き受けても対応出来るかの確認をする際なども、事前の裏ネゴが大いに役に立ちます。

 

大きな会社で定められている基本的なフローというのは、画一化されたやり方でシステム化されている事が多いため、個人同士が直接やりとりするよりもどうしても無駄な手間が発生し、時間がかかってしまいます。

そのため、事前に技術部門の担当者に直接の電話や個人的なメールなどを用いて、簡潔に要望を伝えておくことと同時に技術部門側の状況を確認することで、技術部門の立場や状況に寄り添った交渉ができます。

 

打ち合わせのための打ち合わせがある企業も多い

裏ネゴ(事前交渉)が大企業に置いて重要となる一つの事例があります。

それは、打ち合わせのための打ち合わせが存在する企業が多くあることです。

 

ひどい所になると打ち合わせのための打ち合わせのための打ち合わせのための・・・・

なんても事もあります。

 

プレゼンテーションの事前準備なら分かります。

しかし単純に報告や意思確認のための打ち合わせにも関わらず上記のような事態になってしまうのです。

 

これは、まず課長に打ち合わせで確認を取り、その次に部長に確認を取り、その次に事業部長に確認を取り、といったように、役職が上がっていくごとに増えていきます。

更に途中で許可が降りなければ、改めて最初からやり直しになります。

これではいくら時間があっても足りません。

 

これを回避するのに必要なのが事前の裏ネゴなのです。

そしてそのコミュニケーションを図れるだけの人間関係作りが、このような文化の企業においては非常に重要となるのです。

 

まとめ

報告や相談をスムーズに進めることは企業において良い仕事をするためには必須のスキルです。

ここで躓いてしまうと本来やるべきことに時間を使うことが出来ず、良い成果を出すことも出来ませんし、ストレスも溜まってしまいます。

 

報告や自分の意見をスムーズに通し、気持ちよくするためにも、

  • 事前の裏ネゴ
  • 裏ネゴをするための関係作り

この二点に注意すると良いでしょう。