部下を想いのままに動かす依頼術 依頼する時の男女別の注意点とは

部下を想いのままに動かす依頼術 依頼する時の男女別の注意点とは

この記事では会社の部下・同僚などになにか仕事を依頼する際に、男女それぞれで気をつけるべき点についてご紹介します。

 

仕事において欠かすことができない同僚・部下との連携。自分ひとりではできない仕事も仲間と協力すればうまく出来るもの。

しかし協力を依頼してもなかなか思うように部下や同僚が動いてくれず、うまく仕事が回らなかった。自分でやってしまったほうが早かった。

そんな経験を一度はしたことがあるはず。

 

もしかしたらその原因はあなたの依頼の仕方に原因があったのかも知れません。

 

この記事を読めば、依頼をする際に気をつけるべき、男女それぞれの注意点が理解でき、あなたの思うままに部下や同僚を動かすことが出来るでしょう。

 



性別の差に気をつける

部下や同僚などに仕事を依頼する際に男女の性別の差を考えずに行動をしてしまうと、知らぬうちに相手を傷つけてしまう場合があります。

特に男性から女性への依頼・女性から男性への依頼といった、異性への依頼方法には注意が必要です。

 

知らぬうちに傷つけてしまう。

この傾向は女性の部下を持つ男性の管理職に多く、部下のやる気を引き出そうとひと声かけるだけでも、かける声一つ間違えるだけで、女性部下はやる気を無くしてしまうケースが多いのです。

 

最近は女性の社会進出も進み、同じ仕事場の土俵に男女平等に上がれる社会になってきていることからも、女性が働きやすい環境が大事になってきています。

そのため以前よりもセクシュアル・ハラスメントが社会問題となっているように、異性社員との関わり方は更に注意を払う必要がでてきています。

 

同性ではれば理解できる点も多いですが異性となるとなかなか理解し難い点も多いものです。

そのため異性の部下と関わる機会のある管理職の方々は、同性部下と接するときよりもより一層接し方には注意しましょう。

 

男女共通して注意すべき点

性別の差を気をつけることは重要ですが、仕事を依頼する時に共通して注意すべき点をご紹介します。

 

納期を明確に伝える

作業指示をする時にいちばん重要なのは「いつまでに作業を終わらせてほしいか」を明確に伝えることです。つまり作業納期を示すことです。

部下も抱えている仕事は多くあります。いつでも上司が依頼する仕事を最優先に終わらせる事が出来ない場合もあるでしょう。

 

部下が計画的に仕事を終わらせられるようにするためにも、いつまでにやればよいのか、作業納期を明確に伝えてあげることが重要です。

 

もう一段親切に指示をするのであれば、途中経過を確認するチェックポイントの日時も指示してあげることです。

最終的にしっかりとした成果物をあげるためには、途中で現在向かっている方向性や進捗などを確認することが大切です。

 

今月中に顧客への納品が必要な作業があるとします。

納品前日に最終チェックをするのは当然ですが、毎週末にどこまでやっておいて欲しいか指示し、進捗率をチェックしてあげると、部下としてはいつまでにどこまで仕上げればよいか明確なため、精度の高い成果物を上げることが出来ます。

 

成果物の品質を明確に伝える

作業指示をする際に重要となるのが、「どんなレベル感の成果物が必要なのか」を明確に伝えることです。

例えば「見積を作成する」という業務一つをとっても

  • 概算見積で良いのか
  • 最終見積が必要なのか
  • 合計金額だけでよいのか
  • 明細も必要なのか
  • 金額の根拠を説明する資料までいるのか
  • 紙に印刷し押印した見積が必要なのか
  • データだけでよいのか
  • テキストベースでもよいのか

など、「見積を作成する」という一つの業務をとっても、求められる品質によって必要となる作業内容・手順は大きく変わります。

 

上司が求める成果物の品質(網羅されてあるべき内容)と、部下が必要と考える成果物の品質(網羅されてあるべき内容)が異なっているということはよく起こりえます。

依頼する上司などは「そんなこと言われなくても分かるだろ」と思ってしまうかも知れませんが、経験の深いと経験の浅い人では「当たり前が」や「常識」が違うのは当然です。

 

そこを理解せずに自分の「常識」だけで指示を出しているのは、単なる手抜き指示であり、部下を思い通りに動かすことはで出来ないでしょう。

作業方法の決まりごとを伝える

初めて作業をする部下に対して依頼をする場合に注意が必要なのが、作業をする上ですでに決められている前提条件までしっかりと伝えてあげることです。

 

長く同じ作業に携わっている人にとっては当たり前と思ってしまい見落としがちになってしまうことですが、仕事にはあえて言葉で言われない共通認識事項が多く存在します。

阿吽の呼吸と言われるように、この共通認識が多くあればあるほど仕事の熟練度やスピードは上がるものですが、人に仕事を任せるときにはその共通認識事項まで共有することを忘れてはいけません。

 

  • 文字のフォント・サイズに決まりはあるか
  • 議事録を取る人は決まっているか
  • 資料に決まったフォーマットはあるか

など、あえて言う必要もないと思われがちなことでも新しく

仕事を依頼される方は分からないものです。

少し細かすぎるくらいに指示を出す。それくらいを心がけると良いでしょう。

 

具体的な作業方法例を共有する

作業指示を出す時は可能な限り具体的な作業方法や成果物を事前に見せておくことが重要です。

 

例えば何か「良い飲み屋を調べてくれ」と部下に依頼するとします。

依頼する上司は過去の経験からどんな内容で情報が上がってくるかある程度イメージが湧いていたり、どのように調べれば求める情報が出てくるか把握して指示を出します。

しかし支持を受けた部下は、

  • どうやって調べたら良いのか、調べ方がわからない
  • 飲み屋のどんなを情報を上司が知りたがっているのかわからない

など、具体的な情報がないと正確に求める情報が調べられない事がよくあります。

 

そういった場合は、実際に上司自ら調べているやり方を実践して見せてあげることが重要です。

 

有名な言葉にこんなものがあります。

「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。

話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。

やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。」

まず「やってみせる」こと。これが重要なのです。

 

そして「いつ飲むつもりなのか」「だれが飲むのか」「どこが望ましいのか」「どんな飲み会なのか」を具体的にしてあげることで、部下は上司が望む情報がわかり、ようやく正しく調べられるのです。

 

具体的な手法、成果物を事前に示す

 

指示をする上では非常に重要なのです。

 

男性への依頼は励ましで奮起させる

人間は自分が好意を抱いている人に頼られるとやる気が出るのも。

では人に「頑張ろう!」「役に立とう!」「手伝ってあげよう!」と思わせるにはどのように依頼したら良いのでしょうか。

 

上司が男性の部下への依頼の仕方として重要なのが、

  • 「この仕事是非君に任せたいんが」
  • 「お前ならこの仕事が出来ると信じて、任せたいんだ」

というような、励ましや信頼の言葉をかけてあげることです。

 

男性は上司からの「信頼ある言葉に」やる気を引き出す傾向にあります。

作業指示するときには上から目線の命令口調ではなく、

  • 困っているから助けてほしい
  • 信頼している

というような旨で頼むことで、思うように部下を動かすことが出来るでしょう。

 

女性への依頼はお願いとお礼で依頼を

それでは女性の場合はどのように依頼するべきなのか。

女性の部下への指示の仕方で重要なのが、

  • 女性部下の事を気にかけている
  • 無理がないように気遣っている
  • 正当に評価している

と言った点を部下が感じれるようにしてあげることです。

 

女性は相手からの自分が気遣われているか、男性以上に敏感に感じる傾向にあると言われています。

自分の都合も考慮されず頭ごなしに仕事を命令されると、「自分のことをないがしろにされている」と感じ、モチベーションは決して上がりません。

 

女性の部下に仕事を任せたければ、仕事の内容をしっかりと説明し、今の既存の仕事の状況を踏まえ負担が大きくなるようであれば、既存の仕事を他の人に任せるなどスケジュールとタスク調整をした上で、お願いすることで快く引き受けてくれます。

 

さらに依頼した仕事が終わったらきちんとお礼を伝えることも忘れてはいけません。

 

しっかりと理由を説明し気遣いを理解してもらった上で「お願い」をする。そして終わった後にはお礼を言う。

この気遣いが重要なのです。

 

仕事だからと偉そうに命令しているようでは、女性の部下に良い働きをしてもらうことは難しいでしょう。

 

まとめ

仕事において部下や同僚に仕事を依頼する際の注意点をまとめました。

 

仕事とは言え、男尊女卑は考え方や頭ごなしに押し付ける言動、相手への気遣いが足りないなど、これまでは問題なかった振る舞いも徐々に通用しなくなってきています。

 

組織を引っ張る管理職として部下の力を最大限引き出し、組織としての成果拡大を目指すのであれば、上記の内容が参考になるでしょう。

 

少しでもこの記事があなたのお役に立てば幸いです。